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Nuevas Soluciones para tu Empresa: No más papeles!

Nuevas Soluciones para tu Empresa: No más papeles! 05 May

Escrito por Alejandra Scarantino

Nuevas Soluciones para tu Empresa: No más papeles!

 

Revisando las revistas y las nuevas tendencias en tecnología, me encontré con una que me llamó mucho la atención porque es algo que ya debería estar a la vanguardia en la tecnología, pero al parecer se ha quedado algo estancada. Estamos hablando de la digititalización del  “papeleo”; me refiero a los documentos en papel que circulan en las empresas. Las diferentes tecnologías de digitalización de documentos no llevan mucho tiempo en el mercado y muchas empresas todavía siguen con pepeles circulando y restrasando la labor diaria y la eficiencia en el trabajo.

 

Hace poco trabajé para un proyecto en una multinacional italiana que estaba innovando su departamento de calidad e implementando un nuevo software para digitalizar todos los documentos en papel. Este servicio prestado por una empresa X resultó en un proceso tremendamente tedioso, porque necesitaba de una consultoría semanal, y muy caro. No obstante me encontré con esta buena noticia que quizás sea el buen inicio para optimizar y acabar con esta práctica del papeleo, tan anticuada por no decir menos, y que consideraré en futuros proyectos.

 

Basta con el papeleo!

 

El papeleo es la pesadilla de la oficina moderna. Hoy en día, Adobe dice que 7 de cada 10 empleados buscarían otro empleo sólo para librarse de él.

 

Lo que es más, esta compañía dice que su información muestra que el 83% de los trabajadores creen que el papeleo es un método anticuado y los procesos detrás de él retrasa demasiado el rendimiento  laboral.

 

Adobe espera cambiar esto con la introducción de su nuevo servicio de nube de documentos. En un anuncio oficial al presentar el nuevo producto el 17 de marzo de este año, el Vicepresidente Senior de Tecnología y Desarrollo Empresarial Bryan Lamkin explica: "Las personas y las empresas están atrapados en procesos basados ​​en documentos que son lentos, derrochadores y fragmentados. Aunque la mayoría de las formas de contenido han realizado con éxito el traslado a formatos digitales (libros, películas, música), los documentos y el proceso de trabajo no han tenido el mismo final ni el mismo ritmo en este proceso, y eso tiene que cambiar. Adobe Document Cloud va a revolucionar y simplificar como las personas realizan su trabajo con documentos críticos ".

 

En resumen, Adobe Document Cloud consta de varios nuevos servicios que permitirán a tu negocio y tu equipo de trabajo crear, revisar, aprobar, firmar y hacer el seguimiento de documentos a través de cualquier dispositivo. La nube de documento también se integrará con otros servicios basados ​​en la nube de Adobe, la Nube Creativa y la Nube de Marketing.

 

Hay cuatro nuevos servicios incluidos con Adobe Document Cloud:

 

Acrobat DC:

 

Esto es como el Adobe Acrobat original, pero mejor, dice esta compañía. Acrobat DC contará con una interfaz basada en el contacto.

 

Adobe dice que Acrobat DC utilizará "la magia de imágenes Photoshop" que convierte cualquier documento en papel en un archivo digital y editable. Este archivo puede ser enviado a los clientes o empleados de tu empresa, modificados, marcados o firmados, según sea necesario y luego enviados de nuevo con sólo un par de toques.

 

Servicios eSign:

 

Este servicio se incluye con Adobe Document Cloud; es en realidad un producto de Adobe con esta nueva versión llamada originalmente EchoSign.

 

El servicio permite enviar un documento, como un PDF, a cualquier persona en cualquier dispositivo. A partir de ahí, el destinatario puede leerlo, llenar toda la información necesaria, y debe incluir una firma antes de que sea enviado devuelta a ti.

 

Enlace Móvil, Aplicaciones Móviles:

 

Con esta nueva característica, no debería haber ninguna necesidad de decir a tus clientes "le enviaré una factura cuando vuelva a la oficina."

 

Ahora, puedes crear, editar y compartir un documento desde un tablet o un teléfono inteligente. Hay dos aplicaciones que te permiten hacer esto y que están incluidas en una suscripción Document Cloud: Acrobat Mobile y Fill-y-Sign.

 

E incluso si tú has comenzado un documento en la oficina, el trabajo te seguirá a tus dispositivos móviles donde se puedas terminarlo, o viceversa.

 

Envío y Seguimiento (Send & Track):

 

Ahora no habrá más dudas sobre si tu cliente o equipo de trabajo recibieron tus documentos.

 

Envío y Seguimiento utiliza seguimiento inteligente para hacerte saber cuando alguien ha abierto un documento, su progreso y cuando está listo.

 

Si tu negocio está siendo frenado por el papeleo a la antigua, el servicio Adobe Document Cloud seguramente podría ser algo a considerar.

 

El Socio Director de la consultora CRM Essential, Brent Leary, insiste en que la capacidad de Adobe para crear documentos PDF de forma rápida y eficiente es una de las características más interesantes que ofrece el nuevo producto. En una entrevista con Small Business Trends, Leary explicó "El formato PDF es todavía muy extendido. Esto simplifica el proceso enormemente".

 

Lo más impresionante, Leary señala, es la capacidad del reproductor para escanear un documento en papel y traducir eso en un PDF digital. Cualquier línea en blanco en el documento se presenta en un campo de formulario que un destinatario puede rellenar.

 

Leary añade: "Ser capaz de tener un mejor proceso de manipulación, contratos, facturas y obtener firmas. Todas estas cosas te hacen más eficiente".

 

En realidad no he utilizado esta herramienta hasta el momento pero seguramente la tendré en cuenta en alguno de mis próximos proyectos.

 

Fuente: http://smallbiztrends.com

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